Archivage & Sauvegarde des Courriels
"l'autre mémoire de l'entreprise"
Le courrier électronique est devenu un élément incontournable et reconnu juridiquement dans le fonctionnement des études notariales. Il fait parti des documents a conserver, a protéger et a retrouver rapidement.
Cette protection des emails professionnels est devenu un enjeu majeur pour les entreprises.
La solution "Stock i-mel" d'ITL Développement répond précisément à ces objectifs.
Sauvegarde, archivage et indexation
Base documentaire
Associé à un puissant moteur de recherche documentaire LUCENE, issu des travaux de l'université de Berkeley en Californie, il devient aisé de retrouver dans le corps d'un courriel ou le contenu de ses pièces jointes (Word, Excel, Pdf, Html, Rtf, Texte, OpenOffice ... ) l'information souhaitée par la simple saisie dite "en aveugle" d'un ou plusieurs mots pertinents.
Un module de recherche avancée offre des filtres supplémentaires pour affiner une requète. Il est ainsi possible de rechercher entre deux dates, uniquement dans l'objet, par expéditeur, destinataire ou de combiner tous ces critères.
Rapide et souple ce moteur permet de retrouver instantanément l'information souhaitée parmi plusieurs années de courriels et pièces jointes.
Partage de l'information / Outil collaboratif
Il devient un outil collaboratif de partage de l'information entre membres autorisés.
L'administrateur peut créer des groupes de personnes (comptabilité, formalités, juristes etc.) et fixer des droits spécifiques à chaque membre de l'étude : accés ou non a la base courriels, autorisé a consulter ses courriels, ceux de son groupe, uniquement au sein de l'étude, mais aussi depuis son domicile ou depuis n'importe quel ordinateur relié a l'Internet.
Consultation en ligne
Que vous soyez au sein de votre étude ou à l'extérieur, accéder en toute sécurité à votre base courriels d'un simple clic. Accessible à partir de n'importe quel navigateur web, la consultation et la recherche d'information dans la base courriels peut se faire en dehors du lieu de travail pour les membres autorisés.
Optimisation de l'espace de stockage
Face à la diffusion croissante des emails et la multiplication des destinataires pour une même information dans le cercle de travail, différentes méthodes sont mises en oeuvre pour optimiser l'espace de stockage.
Archivage de second niveau
Au-delà d'un certain temps, (généralement 3 ans), les courriels sauvegardés peuvent être transférés sur un support CD ou DVD. La recherche d'informations reste disponible pour ces messages et pièces jointes, car la base indexée est conservée.
Avantages & Bénéfices
Simple d'emploi
Sécurité & disponibilité
"Stock i-Mel"
"l'autre mémoire de l'entreprise"
Le courrier électronique est devenu un élément incontournable et reconnu juridiquement dans le fonctionnement des études notariales. Il fait parti des documents a conserver, a protéger et a retrouver rapidement.
Cette protection des emails professionnels est devenu un enjeu majeur pour les entreprises.
- Comment se prémunir contre une perte accidentelle ou volontaire d'un courriel ?
- Comment et où garder une sauvegarde des courriels d'un ancien collaborateur ?
- Rechercher et retrouver instantanément l'information souhaitée dans un courriel ou dans les pièces qui lui sont jointes.
- Partager les courriels entre collaborateurs.
- Exclure les doublons : Email de notification de réception ou de lecture, ou ceux sans adresse de retour.
- Accéder à cette base de Courriels archivés de n'importe où mais en toute sécurité.
La solution "Stock i-mel" d'ITL Développement répond précisément à ces objectifs.
Sauvegarde, archivage et indexation
- Tout courriel à destination d'un utilisateur de l'entreprise est automatiquement intercepté et copié vers un serveur de sauvegarde externe sécurisé.
- Tout courriel sortant est aiguillé vers le serveur d'archivage.
- Les courriels en doubles ou indésirables sont éliminés.
- Un puissant moteur de recherche documentaire se charge de l'indexation du contenu et des pièces jointes.
Base documentaire
Associé à un puissant moteur de recherche documentaire LUCENE, issu des travaux de l'université de Berkeley en Californie, il devient aisé de retrouver dans le corps d'un courriel ou le contenu de ses pièces jointes (Word, Excel, Pdf, Html, Rtf, Texte, OpenOffice ... ) l'information souhaitée par la simple saisie dite "en aveugle" d'un ou plusieurs mots pertinents.
Un module de recherche avancée offre des filtres supplémentaires pour affiner une requète. Il est ainsi possible de rechercher entre deux dates, uniquement dans l'objet, par expéditeur, destinataire ou de combiner tous ces critères.
Rapide et souple ce moteur permet de retrouver instantanément l'information souhaitée parmi plusieurs années de courriels et pièces jointes.
Partage de l'information / Outil collaboratif
Il devient un outil collaboratif de partage de l'information entre membres autorisés.
L'administrateur peut créer des groupes de personnes (comptabilité, formalités, juristes etc.) et fixer des droits spécifiques à chaque membre de l'étude : accés ou non a la base courriels, autorisé a consulter ses courriels, ceux de son groupe, uniquement au sein de l'étude, mais aussi depuis son domicile ou depuis n'importe quel ordinateur relié a l'Internet.
Consultation en ligne
Que vous soyez au sein de votre étude ou à l'extérieur, accéder en toute sécurité à votre base courriels d'un simple clic. Accessible à partir de n'importe quel navigateur web, la consultation et la recherche d'information dans la base courriels peut se faire en dehors du lieu de travail pour les membres autorisés.
Optimisation de l'espace de stockage
Face à la diffusion croissante des emails et la multiplication des destinataires pour une même information dans le cercle de travail, différentes méthodes sont mises en oeuvre pour optimiser l'espace de stockage.
- Exclusion des doublons, (Courriels identiques à l'attention de plusieurs personnes, cas de la lettre du CSN), une seule version sera conservée et sera associée à la liste des destinataires.
- Exclusion des courriels de notification de réception / lecture.
- Exclusion des courriels sans adresse de retour
Archivage de second niveau
Au-delà d'un certain temps, (généralement 3 ans), les courriels sauvegardés peuvent être transférés sur un support CD ou DVD. La recherche d'informations reste disponible pour ces messages et pièces jointes, car la base indexée est conservée.
Avantages & Bénéfices
Simple d'emploi
- Sauvegarde et protection automatique de l'ensemble des E-mail de l'étude
- Recherche instantanée dans le corps des Emails et des pièces jointes (Word, Excel, Pdf, Rtf, Html, Txt, OpenOffice Etc...)
- Recherche plein texte simple et avancée : par date, groupe ou utilisateur.
- Administration simple et conviviale
- Aucune installation cliente particulière. Un simple navigateur web pour accéder à l'ensemble des courriels.
- Aucune mise à jour a installer
- Aucune durée d'engagement.
- Mise en oeuvre simple & rapide.
- Assistance gratuite & illimitée.
- Aucune gestion des problèmes techniques
- Connexion cryptée et protégée par certificat. Plus haut niveau de cryptage (256-bits)
- Serveur externe sécurisé, haute disponibilité 7j/7 - 24h/24h
- Données intégralement et automatiquement sauvegardées chaque jour
- Archivage des données sur CD/DVD
- Compatibilité avec les tous environnements. (Windows, Mac, Linux, ...)
- Gestion des doublons
- Liste d'exclusion des courriers indésirables