Espaces Collaboratifs & Dataroom

"Espace VIP"


"Des espaces de travail collaboratifs virtuels à votre mesure"

La banalisation de l'Internet haut débit a permis de concevoir et proposer des applications de nouvelle génération. Véritables espaces virtuels collaboratifs, il permettent d'établir une nouvelle forme de communication avec ses partenaires et clients.

C'est incontournable, les dossiers importants nécessitent désormais une communication permanente avec les clients, partenaires et confrères !

Si la messagerie électronique facilite considérablement ce nouveau type de communication elle induit certains inconvénients :
  • Blocage des envois et/ou réceptions dû au volume de données dépassant les limites.
  • Indisponibilité de la messagerie des destinataires exigeant des renvois.
  • Encombrement de sa propre boite de messagerie avec les messages proprement dits mais également des accusés de réception.
Les échanges d'emails sont loin d'être structurés. Les documents envoyés ne sont pas automatiquement classés, les questions et les réponses sont éparpillées.
Mais surtout la messagerie n'offre pas la possibilité de planifier des tâches ni de bénéficier d'un systême d'alerte.

La solution Espace VIP d'ITL Développement a pour but de faciliter et structurer cette nouvelle forme d'échange.

Elle s'adresse aussi bien à des clients importants (Villes, Banques Promoteurs, grandes famille, etc.) pour qui il est mis en ligne l'historique de leurs actes réalisés, qu'à des opérations immobiliéres nécessitant de constituer une Dataroom.


Les Espaces Client

Un espace unique pour plusieurs clients mais avec une parfaite personnalisation
  • Espace VIP met à la disposition de l'étude un site internet où vous pouvez créer et gérer les dossiers a communiquer. Chaque correspondant aura un accés sécurisé pour consulter ses dossiers et uniquement ses dossiers
  • L'étude crée, modifie, supprime elle-même les utilisateurs de son site et à chaque utilisateur elle peut associer des profils lui attribuant des droits spécifiques.
  • Application multilingue, pour communiquer à l'international, dans la langue de vos clients.
Des dossiers dont les données sont structurés

Chaque dossier est formé par plusieurs composant :
  • Les données spécifiques (nature, libellé, adresse avec localisation par Google Maps, prix, intervenants, caractéristiques)
  • Les documents publiés :

    • Ils sont organisés en rubrique et sous rubrique (Présentation de l'actif, Urbanisme, Fiscalité, Propriété) avec la numérotation automatique sur plusieurs niveaux.
    • Chaque document est accompagné de sa date d'obtention et du délai de validité (système d'alerte automatique pour les documents périmés) et de sa date de publication sur le site (notification automatique aux utilisateurs des nouveaux documents dés son accés au site).
    • Des observations propres à l'étude.
    • Ces documents peuvent être de formats différents (Word, Excel, PDF, JPEG, TIFF, DWG ...)

  • Un planning des tâches relayé par un système d'alerte automatique (affichage, email, SMS)
  • Un forum de questions/réponses avec pièces jointes.
En accédant ainsi à un dossier, l'utilisateur aura à sa disposition un ensemble complet structuré avec tout son historique.
Tout un ensemble d'indicateurs lui permet également d'accéder directement aux nouveaux éléments depuis son dernier accés : documents, tâches, questions, réponses. De la même manière, les informations importantes sont à la portée d'un seul clic : documents périmés, les documents non lus, les tâches à réaliser dans n jours, etc...

Sécurité, sélectivité et suivi des accés
  • L'accés au site est crypté et certifié.
  • Chaque action de l'utilisateur (y compris les collaborateurs de l'étude) est contrôlé par un profil particulier :

    • Droit de mettre en ligne, consulter, imprimer les documents
    • Incrustation ou non d'un filigrane (nom et date) permettant de tracer la diffusion des documents
    • Accés total ou partiel aux données du dossier. Par exemple, les confrères auront accés aux documents publiés mais pas au planning des opérations

  • Tous les accés au site et toute consultation des documents sont mémorisés et consultables en temps réel par les personnes autorisées.

Les DATAROOM Transactionnelles

Faites évoluer vos Dataroom traditionnelles en DataRoom Electronique

La dataroom est en même temps une opération juridique, commerciale et technique avec des contraintes importante :
  • Sécurité des documents publiés.
  • Confidentialité de leur diffusion.
  • Simplicité d'utilisation.
  • Rapidité de publication et d'information des nouveaux éléments
  • Cloisonnement entre les intervenants
  • Suivi et traçage des accés à la data room
Et tout ceci toujours sous la pression du temps.

Une préparation sereine
  • En moins d'une journée, l'étude aura à sa disposition un site Internet localisé dans un data center sécurisé pour commencer ses travaux en toute tranquillité et liberté.
  • Au fur et à mesure de la disponibilité des documents, elle peut créer la nomenclature des pièces, la modifier et la tester. La numérotation est automatique, l'emplacement des documents modifiables à volonté pour obtenir des données structurées présentées d'une manière claire.
  • En plus de son contenu, chaque document sera annoté de sa date d'obtention, de son délai de validité (système d'alerte automatique des documents périmés), de sa date et heure de publication sur le site et des observations éventuelles de l'étude.
  • Les documents non disponibles peuvent également être annotés avec éventuellement la date prévue de l'obtention pour donner aux lecteurs une information fidèle et exhaustive de la data room.

Des accés sécurisés, personnalisés et suivis
  • L'accés au site est crypté et certifié.
  • Chaque utilisateur est déclaré avec un profil particulier et lors de la connexion, il sera tenu de valider les engagements de confidentialité et de changer son mot de passe pour permettre sa parfaite authentification.
  • Les documents consultés seront annotés d'un filigrane comportant le nom de l'utilisateur et la date de sa consultation.
  • Tous les accés au site et toute consultation des documents sont mémorisés pour le suivi de la dataroom et aussi pour fournir au responsable des éléments d'appréciation de la participation des utilisateurs.

Une utilisation simple et conviviale
  • Aprés son authentification, l'utilisateur est informé immédiatement de toutes les nouveautés (nouveaux documents, nouvelles informations générales, nouvelles questions/réponses) dont il pourra prendre connaissance par un simple clic de souris.
  • L'ensemble de la nomenclature des documents publiés est directement visible soit en mode Rubrique (si son intervention se limite à quelques domaines) soit en mode table des matières imprimable et transférable en un document Excel.
  • Chaque document est également marqué d'un indice de lecture pour épargner à l'utilisateur tout effort complémentaire de mémoire.
Un forum questions/réponses avec cloisonnement entre les candidats
  • Les questions posées par les utilisateurs externes (candidats) peuvent être liées à un document ou une nature spécifique. Les questions et les réponses correspondantes ne sont visibles que par les utilisateurs appartenant au même groupe.
  • La tâche de répondre peut être répartie automatiquement entre les responsables de l'étude et du client en fonction de la nature des questions et dans ce cas, chaque responsable recevra automatiquement un email notifiant la question qui lui est destinée. De la même façon, toute réponse fera l'objet d'une notification par email à son auteur. Les autres utilisateurs du groupe ne recevront pas d'email, mais seront immédiatement informés de ces nouveaux éléments dés leur prochaine connexion au site.
  • A tout moment, l'étude peut demander un export de ce forum vers un fichier Excel.


Avantages & Bénéfices
  • Aucune installation cliente particulière. Un simple navigateur web suffit.
  • Aucune mise à jour a installer
  • Aucune gestion des problèmes techniques
  • Connexion cryptée et protégée par certificat. Plus haut niveau de cryptage (256-bits)
  • Serveur externe sécurisé, haute disponibilité 7j/7 - 24h/24h
  • Données intégralement et automatiquement sauvegardées chaque jour