Archivages des Actes & Emprunts de dossiers



"L'archivage des actes et des dossiers à la portée d'un clic"

• Trouver instantanément un acte ou un dossier archivé avec un minimum d'informations : le nom du client, l'adresse d'un bien, une date approximative de l'acte...
  
  
• Numériser et archiver toutes les minutes et annexes y compris les actes en second, les actes sous-seing privé ou les déclarations de successions rédigés par l'étude.
  
  
• Visualiser les documents numérisés, les imprimer ou/et les envoyer par Fax ou Email (pour certains utilisateurs autorisés).
  
  
• Gérer les emprunts de dossiers archivés et les demandes de copie des confrères.
  

La solution Office "Archives Center" d'ITL Développement répond parfaitement à ces demandes :

Indexation et recherche

• Un moteur d'indexation et de recherche pour indexer tous les actes (avec les fiches répertoire) de l'étude : puissant (plusieurs dizaines de millions d'actes) et rapide (pas plus de 0,5 seconde pour trouver un acte parmi un million d'actes).
  
  
• Une interface-utilisateur simple et naturelle : la simple phrase " Vente Dupont SNCF 22 rue Chalon " suffit pour trouver la vente entre S.N.C.F. et DUPONT d'un bien situé au 22 rue de Chalon. Une recherche avancée est également disponible pour permettre des recherches plus complexes. Les acronymes (S.N.C.F., E.D.F.), les caractères accentués, le genre et le nombre sont gérés automatiquement.

Numérisation

• Numérisation informatique : si l'étude pratique un contrôle de conformité entre l'acte informatique et la minute signée, elle peut mettre en place un système numérisation automatique des actes (format pdf ou tif). Ceci se traduira non seulement par une économie de numérisation mais aussi et surtout une qualité et une sécurité de numérisation impossibles a obtenir par le procédé manuel : la qualité de reproduction est égale à celle de l'original grâce à l'absence des contraintes mécaniques d'un scanner et toutes les pages de l'acte informatique seront reproduites car il n'y aura pas d'incidence mécanique du bourrage de papiers. Avec le format pdf, tout le contenu de l'acte sera également indexé.
  
  
• Multi-documents, multi-format :pour faciliter l'organisation du travail, la numérisation des documents d'un acte peut être réalisée concomitamment par plusieurs services et ajoutée à la base d'archivage à des moments différents. Chaque nature de document peut avoir un format différent et les documents aux formats " Texte " (txt, Word, Excel, pdf, OpenOffice, html, xml ...) auront leur contenu indexé pour une recherche ultérieure. Ainsi, à un acte, peuvent être attachés non seulement la minute et ses annexes mais aussi des attestations rectificatives, le registre des formalités et le relevé de compte.

Reproduction des actes et annexes numérisés

• Disponibilité : l'acte et ses documents attachés peuvent être consultés et imprimés instantanément par les collaborateurs de l'Etude.
  
  
• Sécurité :
  • Suivre l'utilisation des documents archivés, en incrustant un filigrane (nom de l'utilisateur et date de consultation) sur toutes les pages des documents.
  • Interdiction de consulter un document en dehors des locaux de l'étude.
  
  
• Flexibilité : Tous les collaborateurs de l'étude n'ont pas les mêmes besoins, les droits de chacun (consultation, impression, filigrane, email) peuvent être personnalisés en fonction de ses responsabilités.

Gestion des emprunts des dossiers et des minutes

Par le même programme, l'étude peut également gérer, sur le modèle de gestion d'une bibliothéque, tous ses dossiers archivés et les demandes de copies de minutes venant des confrères :

• Recherche et Localisation des minutes et des dossiers y compris les dossiers éclatés en plusieurs parties.
• Demande d'emprunt ou de copie par formulaire électronique.
• Accusé de réception, Notification directement par emails à chaque emprunteur.
• Suivi et relance des emprunts et des copies.

Avantages & Bénéfices

• Interface entièrement Web ne nécessitant aucune installation particulière sur les postes informatiques
• Mode ASP : matériel, logiciel, installation, administration, mise à jour, sauvegarde incluses. Localisation dans un datacenter sécurisé.
• Aucune gestion des problèmes techniques
• Connexion cryptée et protégée par certificat. Plus haut niveau de cryptage (256-bits)
• Serveur externe sécurisé, haute disponibilité 7j/7 - 24h/24h
• Données intégralement et automatiquement sauvegardées chaque jour